Optimiser la productivité avec les raccourcis clavier sur Word et Excel : les astuces à connaître

Dans un environnement professionnel où la rapidité et l’efficacité sont primordiales, maîtriser les outils bureautiques tels que Word et Excel est essentiel. Les raccourcis clavier, ces combinaisons de touches permettant de réaliser des actions rapidement, sont des alliés précieux pour optimiser la productivité et le confort d’utilisation. Ils permettent de gagner un temps précieux, d’améliorer la qualité du travail et de réduire les risques d’erreurs. Pour tirer le meilleur parti de ces logiciels incontournables, vous devez connaître les astuces et les raccourcis clavier les plus utiles.

Les raccourcis sur Word et Excel : Pourquoi sont-ils indispensables

Les raccourcis clavier sont des moyens efficaces pour accéder rapidement aux commandes de votre ordinateur. Avec un simple ‘Ctrl C’, vous pouvez copier du texte, avec ‘Ctrl V’, coller dans le document en cours d’utilisation. Quand on sait que l’utilisation de la souris peut être source de douleur à long terme, leur utilisation régulière permet aussi de préserver sa santé physique.

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Bien que l’on puisse penser qu’utiliser une souris est plus intuitif que les combinaisons de touches, il est prouvé que cette dernière prend plus de temps pour réaliser certaines tâches courantes, comme la sélection précise ou le déplacement linéaire dans un tableau, par exemple.

L’utilisation des raccourcis clavier permet donc une meilleure concentration et facilite ainsi la création rapide d’un contenu professionnel.

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Mais comment mémoriser tous ces codes ? Tout simplement en utilisant régulièrement ceux qui correspondent à vos besoins. Effectivement, rien ne vaut la pratique répétée pour automatiser l’apprentissage et gagner du temps.

Gain de temps sur Word et Excel : Les raccourcis à connaître absolument

Pour gagner en productivité, voici une liste des raccourcis clavier les plus utilisés sur Word et Excel :

• Coller : Ctrl V • une fois que vous avez copié le texte à partir d’un autre endroit, utilisez cette commande pour coller le contenu dans votre document actuel.

• Sélectionner tout : Ctrl A • si vous souhaitez sélectionner rapidement l’ensemble du texte présent dans votre document ou feuille de calcul, utilisez ce raccourci.

• Couper : Ctrl X • si vous voulez déplacer un élément précis dans votre texte sans avoir besoin de le supprimer puis de le recoller ailleurs, utilisez la fonction ‘couper’.

• Annuler la dernière action effectuée : Ctrl Z • parfois on doit annuler quelques modifications apportées au travail. Cette combinaison est très utile car elle permet d’annuler immédiatement l’action précédente.

Ces 5 commandements ne sont pas les seuls existants. Il y en a bien évidemment beaucoup d’autres qui peuvent être aussi pratiques selon vos objectifs spécifiques. Vous pouvez ainsi explorer librement les options disponibles pour optimiser votre utilisation quotidienne des deux outils bureautiques indispensables qu’il s’agit de Word et Excel.

Utiliser régulièrement ces fonctions facilitera certainement vos travaux sous Microsoft Office avec un gain considérable en temps et en productivité.

Astuces pour mémoriser facilement les raccourcis clavier

Bien que ces raccourcis soient très pratiques et puissent considérablement accélérer votre productivité, il peut être difficile de les retenir tous. Voici quelques conseils pour vous aider à mémoriser plus facilement les combinaisons de touches.

Entraînez-vous régulièrement : Plus vous utilisez ces raccourcis, plus ils deviendront naturels pour vous.

Créez une liste des raccourcis que vous utilisez le plus souvent : Au lieu d’essayer de tout apprendre en même temps, concentrez-vous sur ceux qui sont vraiment utiles dans votre travail quotidien.

Utilisez-les dès maintenant : La prochaine fois que vous avez besoin d’effectuer une commande spécifique, essayez d’utiliser le raccourci plutôt que la méthode traditionnelle avec la souris et le clic.

Affichez votre liste quelque part visible sur votre espace de travail : Les post-it sont un classique mais efficace outil pour cela !

Des applications dédiées : Il y a plusieurs applications disponibles qui peuvent non seulement afficher des listes complètes mais aussi tester vos connaissances existantes ou proposer des quizs sous forme ludique. Vous pouvez télécharger gratuitement certaines applications comme « Raccourci Clavier », « KeyRocket », « Keyboard Shortcuts Manager ». Certains programmes ont aussi été conçus spécialement pour l’apprentissage du clavier avec une interface personnalisée • ainsi esthétiquement agréables et didactiques. Une solution pratique, rapide et facile d’utilisation pour apprendre plus rapidement ces raccourcis.

L’utilisation des raccourcis clavier sur Word et Excel est un choix judicieux pour tous ceux qui cherchent à optimiser leur productivité dans leur travail quotidien.

Productivité : Les avantages de l’utilisation des raccourcis clavier sur Word et Excel

Voici quelques-uns des principaux avantages de l’utilisation des raccourcis clavier pour la productivité :

Gain de temps : Les raccourcis clavier permettent d’effectuer des tâches plus rapidement que les méthodes traditionnelles avec la souris et le clic, ce qui peut considérablement accélérer votre travail.

Ergonomie : L’utilisation excessive de la souris et du clic peut entraîner des douleurs ou des blessures à long terme, tandis que l’utilisation des raccourcis clavier est conçue pour minimiser ces risques.

Précision : En utilisant les raccourcis clavier, vous évitez les erreurs liées aux mouvements imprécis de la souris ou à un clic accidentel sur le mauvais bouton.

Accès rapide aux commandes fréquemment utilisées : Les touches couramment utilisées sont situées près du milieu du clavier, il est donc facile d’y accéder rapidement sans déplacer vos mains loin du centre où elles se trouvent naturellement.

Amélioration de l’efficacité : Même si cela prend un peu de temps pour apprendre une nouvelle série de combinaisons, cela en vaut largement la peine car dès lors elles deviennent automatiques et réflexives dans votre utilisation quotidienne • éliminant ainsi tout besoin d’une interruption inutile pendant le travail.

Les raccourcis clavier peuvent considérablement augmenter votre productivité sur Word et Excel en vous faisant économiser beaucoup de temps précieux chaque jour. Bien qu’il soit nécessaire, au début, d’apprendre par cœur les combinaisons et de s’entraîner, cela sera vite rentabilisé par une utilisation quotidienne plus rapide, plus précise et moins fatigante.